第一章 总则
第一条 为了贯彻新时代党的组织路线，落实从严管理干部要求，充分发挥干部人事档案在建设高素质专业化干部队伍中的重要作用，推动干部人事档案工作科学化、制度化、规范化，根据《中国共产党章程》《干部人事档案工作条例》等党内法规和《中华人民共和国公务员法》《中华人民共和国档案法》等国家法律法规，制定本细则。
第二条 干部人事档案是学院党委和组织人事等有关部门在党的组织建设、干部人事管理、人才服务等工作中形成的，反映干部个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料。
第三条 干部人事档案是教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础，是维护干部人才合法权益的重要依据，是社会信用体系的重要组成部分，是党的重要执政资源，属于党和国家所有。
第四条 干部人事档案工作必须坚持以马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观、习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，坚持和加强党的全面领导，坚持党要管党、全面从严治党，坚持德才兼备、以德为先、任人唯贤，坚持科学管理、改革创新，服务广大干部人才，服务党的建设新的伟大工程，服务新时代中国特色社会主义伟大事业。
第五条 干部人事档案工作应当遵循下列原则：
（一）党管干部、党管人才；
（二）依规依法、全面从严；
（三）分级负责、集中管理；
（四）真实准确、完整规范；
（五）方便利用、安全保密。
第六条 本办法适用于学院管理的领导干部、管理人员和专业技术人员的人事档案管理工作。
第二章 档案管理体制和职责
第七条 学院干部人事档案工作在学院党委领导下，由组织人事部门主管，各部门各单位按照管理权限分级负责、集中管理。业务上受市委组织部、市教委相关业务部门指导。
第八条 学院党委领导学院干部人事档案工作，贯彻落实党中央、市委、市委教育工委相关部署要求，研究解决工作机构、经费和条件保障等问题。
第九条 形成由组织人事部门牵头、学院有关部门参与的干部人事档案工作协调配合机制，建立健全规章制度和工作机制，配齐配强工作力量，组织开展宣传、指导和监督检查。
第十条 干部人事档案工作人员和与其档案管理同在一个部门且有夫妻、直系血亲、三代以内旁系血亲、近姻亲关系人员的档案，由组织人事部门另行指定专人管理。
第十一条 组织人事部门应当明确岗位，专人负责。
干部人事档案工作岗位的职责包括：
（一）负责干部人事档案的建立、接收、保管、转递，档案材料的收集、鉴别、整理、归档，档案信息化等日常管理工作；
（二）负责干部人事档案的查（借）阅、档案信息研究等利用工作，组织开展干部人事档案审核工作；
（三）配合有关方面调查涉及干部人事档案的违规违纪违法行为；
（四）指导和监督检查学院二级单位涉及干部人事档案相关工作；
（五）办理其他有关事项。
第十二条 组织人事部门应当选配政治素质好、专业能力强、作风正派的党员干部从事干部人事档案工作。强化党性教育和业务培训，从严管理，加强激励保障。
干部人事档案工作人员应当政治坚定、坚持原则、忠于职守、甘于奉献、严守纪律。对于表现优秀的干部人事档案工作人员，应当注重培养使用。
第三章 档案的内容和分类
第十三条 干部人事档案内容应当保证真实准确、全面规范、鲜活及时。
第十四条 干部人事档案主要内容和分类包括：
（一）履历类材料。主要有《干部履历表》和干部简历等材料。
（二）自传和思想类材料。主要有自传、参加党的重大教育活动情况和重要党性分析、重要思想汇报等材料。
（三）考核鉴定类材料。主要有平时考核、年度考核、专项考核、任（聘）期考核，工作鉴定，重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现，援派、挂职锻炼考核鉴定，党组织书记抓基层党建评价意见等材料。
（四）学历学位、专业技术职务（职称）、学术评鉴和教育培训类材料。主要有中学以来取得的学历学位，职业（任职）资格和评聘专业技术职务（职称），当选院士、入选重大人才工程，发明创造、科研成果获奖、著作译著和有重大影响的论文目录，政策理论、业务知识、文化素养培训和技能训练情况等材料。
（五）政审、审计和审核类材料。主要有政治历史情况审查，领导干部经济责任审计和自然资源资产离任审计的审计结果及整改情况、履行干部选拔任用工作职责离任检查结果及说明，证明，干部基本信息审核认定、干部人事档案任前审核登记表，廉洁从业结论性评价等材料。
（六）党、团类材料。主要有《中国共产党入党志愿书》、入党申请书、转正申请书、培养教育考察，党员登记表，停止党籍、恢复党籍，退党、脱党，保留组织关系、恢复组织生活，《中国共产主义青年团入团志愿书》、入团申请书，加入或者退出民主党派等材料。
（七）表彰奖励类材料。主要有表彰和嘉奖、记功、授予荣誉称号，先进事迹以及撤销奖励等材料。
（八）违规违纪违法处理处分类材料。主要有党纪政务处分，组织处理，法院刑事判决书、裁定书，公安机关有关行政处理决定，有关行业监管部门对干部有失诚信、违反法律和行政法规等行为形成的记录，人民法院认定的被执行人失信信息等材料。
（九）工资、任免、出国和会议代表类材料。主要有工资待遇审批、参加社会保险，录用、聘用、招用、入伍、考察、任免、调配、军队转业（复员）安置、退（离）休、辞职、辞退，公务员（参照公务员法管理人员）登记、遴选、选调、调任、职级晋升，职务、职级套改，事业单位管理岗位职员等级晋升，出国（境）审批，当选党的代表大会、人民代表大会、政协会议、群团组织代表会议、民主党派代表会议等会议代表（委员）及相关职务等材料。
（十）其他可供组织参考的材料。主要有毕业生就业报到证、派遣证，工作调动介绍信，国（境）外永久居留资格、长期居留许可等证件有关内容的复印件和体检表等材料。
第十五条 干部人事档案材料形成一般由学院各二级单位和教职工个人在工作学习过程中形成。履历类材料一般由学院组织部门和人事部门形成收集；自传和思想类材料一般由教职员工个人形成；考核鉴定类材料一般由组织部门和人事部门形成收集；学历学位、专业技术职务（职称）、学术评鉴和教育培训类材料一般由人事部门、教务部门、科研部门和教职工个人形成收集；政审、审计和审核类材料一般由组织部门、审计部门、纪检监察部门形成收集；党、团类材料一般由组织部门和团委形成收集；表彰奖励类材料一般由各二级单位、教职工个人形成，违规违纪违法处理处分类材料一般由纪检监察部门形成收集；工资、任免、出国和会议代表类材料一般由人事部门、组织部门、对外交流合作部门形成收集。
教职工个人形成的材料一般由所在二级单位负责收集，涉及隐私和保密的也可由个人直接移交组织人事部门。
第四章 档案的日常管理
第十六条 干部人事档案日常管理主要包括档案建立、接收、保管、转递、信息化、统计和保密，档案材料的收集、鉴别、整理和归档等。
第十七条 首次参加工作被录用或者聘用为学院人员的，由学院人事部门以其入党、入团，录用、聘用，中学以来的学籍、奖惩和自传等材料为基础，建立档案正本。
发现干部人事档案丢失或者损毁的，必须立即报告上级组织人事部门，并且全力查找或者补救。确实无法找到或者补救的，经报上级组织人事部门批准，由学院组织人事部门协调有关单位重新建立档案或者补充必要证明材料。
第十八条 档案卷皮、目录和档案盒的样式、规格按标准制作，干部人事档案的整理严格按照中央组织部下发的《干部人事档案工作条例》和《干部人事档案材料收集归档规定》和市委组织部《关于加强全市干部人事档案工作的意见》等有关规定执行。
第十九条 干部人事数字档案是按照国家相关技术标准，利用扫描等技术手段将干部人事纸质档案转化形成的数字图像和数字文本。
组织人事部门在干部人事档案数字化过程中，应当严格规范档案目录建库、档案扫描、图像处理、数据存储、数据验收、数据交换、数据备份、安全管理等基本环节，保证数字档案的真实性、完整性、可用性、安全性，确保与纸质档案一致。
干部人事数字档案在利用、转递和保密等方面按照纸质档案相关要求管理。
第二十条 组织人事部门应当建设具有安全设施和技术防护的专用档案库房，配置铁质档案柜。库房内应保持清洁，整齐和适宜的温湿度。阅档场所、整理场所、办公场所应当分开。
第二十一条 由于人员晋升、调动、离职、辞退、招聘等情况，造成干部人事档案需转出的，应当在转出前对档案进行认真核对整理，保证档案内容真实准确、材料齐全完整，属于学院中层干部的，由组织部门审核后移交人事部门进行转递，属于一般教职工的由人事部门进行审核和转递，转递应在2个月内完成；造成干部人事档案转入的，由人事部门对转入人员的干部人事档案进行审核，严格把关，审核通过后再办理涉及人员调动工作，一般应当在接到档案2个月内完成审核入库。
转递干部人事档案必须通过机要交通或者安排专人送取，转递和接收应当严格履行转递手续。
干部死亡5年后，其人事档案移交学院档案管理部门保存，按同级国家档案馆接收范围的规定进馆。
第二十二条 学院组织人事部门、各二级单位和个人，对于属于国家秘密、工作秘密的干部人事档案材料和信息，应当严格保密；对于涉及商业秘密、个人隐私的材料和信息，应当按照国家有关法律规定进行管理。
第二十三条 各二级单位及个人根据日常工作形成档案材料，档案材料必须如实、规范填写。
材料形成后，各二级单位应当对本单位和个人形成的档案材料进行审核，确保材料真实性，并在材料形成后15个天，属于学院中层干部的向学院组织部门移交，其他教职工的向人事部门移交。
各二级单位每年4月对新形成的档案材料或未及时移交的档案材料进行1次集中梳理排查，4月底前移交学院组织人事部门。
第二十四条 归档材料一般应当为原件。证书、证件等特殊情况需用复印件存档的，形成材料的二级单位在移交学院组织人事部门前，必须将复印件与原件对比，对比一致后在复印件上写明“与原件相符”字样和审核人姓名、复制时间（写明年月日）并加盖形成材料的二级单位公章。
第二十五条 组织人事部门收到二级单位移交的档案材料后，应严格审核归档材料，重点审核归档材料是否办理完毕，是否对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备。成套材料必须头尾完整，缺少的档案材料应当进行登记并及时收集补充。
第二十六条 归档材料填写不规范，手续不完备，或材料上的姓名、出生时间、参加工作时间和入党时间等与档案记载不一致的，材料形成部门应当重新制作，补办手续，或者根据人员分类由组织部门或人事部门审改（或出具说明）并加盖公章。
第二十七条 干部人事档案材料和目录采用国际标准A4纸型（297×210mm）。材料左边应留有25mm的装订边。A4纸型的干部人事档案材料和目录按照靠左下对齐的方式打3孔装订，中间孔距上、下孔（从孔中心算起）83mm，下孔距材料底边54mm，孔中心距左边沿12mm，孔直径为5mm。字迹材料应当符合档案保护要求。
第二十八条 符合归档要求的材料，组织人事部门根据归档材料类别准确分类，逐份编写材料目录，必须在接收之日起2个月内放入本人档案，每年4月进行1次档案整理。
第五章 档案的利用和审核
第二十九条 干部人事档案利用方式主要包括查（借）阅、复制和摘录等。
第三十条 因工作需要，符合下列情形之一的，可以查阅干部人事档案：
（一）政治审查、发展党员、党员教育、党员管理等；
（二）干部录用、聘用、考核、考察、任免、调配、职级晋升、教育培养、职称评聘、表彰奖励、工资待遇、公务员登记备案、退（离）休、社会保险、治丧等；
（三）人才引进、培养、评选、推送等；
（四）巡视、巡察，选人用人检查、违规选人用人问题查核，组织处理，党纪政务处分，涉嫌违法犯罪的调查取证、案件查办等；
（五）学院党委、组织人事部门批准的编史修志，撰写大事记、人物传记，举办展览、纪念活动等；
（六）干部日常管理中，熟悉了解干部，研究、发现和解决有关问题等；
（七）其他因工作需要利用的事项。
干部本人及其亲属办理公证、诉讼取证等有关干部个人合法权益保障的事项，可以按照本实施细则查阅档案程序提请学院组织人事部门查阅档案。
第三十一条 查阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，违犯者应视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。属于假公济私者，按违犯《中华人民共和国档案法》处理。
第三十二条 查阅干部人事档案按照以下程序和要求进行：
（一）查阅干部人事档案以二级单位名义进行，学院组织部门和人事部门原则上不接受个人查阅档案的申请。
（二）查阅单位如实填写《查阅干部人事档案审批表》并注明查阅内容是否需要复制，按照程序报二级单位负责同志审批签字并加盖公章后，属于中层干部的报组织部门负责人审批签字，其他教职工的报人事部门负责人审批签字；
（三）查阅档案应当2人以上，一般均为党员；
（四）在规定时限内查阅；
（五）任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。
第三十三条 干部人事档案一般不予外借，确因工作需要借阅的，借阅单位应当履行审批手续，在规定时限内归还，归还时组织部门或人事部门应当认真核对档案材料。
第三十四条 学院组织人事部门应当坚持“凡提必审”、“凡进必审”、干部管理权限发生变化的“凡转必审”，在干部动议、考察、任职前公示、录用、聘用、人才引进、军队转业（复员）安置，档案转递、接收等环节，严格按照档案审核政策和标准，及时做好干部人事档案审核工作。
第三十五条 干部人事档案审核应当在全面审核档案内容的基础上，重点审核干部的出生日期、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历、干部身份、家庭主要成员及重要社会关系、专业技术职务（职称）、学术评鉴、奖惩等基本信息，审核档案内容是否真实、档案材料是否齐全、档案材料记载内容之间的关联性是否合理以及是否有影响干部使用的情形等。
第三十六条 干部人事档案审核中发现的问题应当按照相关规定及时进行整改和处理。涉及干部个人信息重新认定的，应当及时通知干部所在单位和干部本人。
凡发现档案材料或者信息涉嫌造假的，学院组织部门和人事部门等应当立即查核，未核准前，一律暂缓考察或者暂停任职、录用、聘用、调动等程序。
第六章 档案管理的纪律和监督
第三十七条 开展干部人事档案工作必须遵守下列纪律：
（一）严禁篡改、伪造干部人事档案；
（二）严禁提供虚假材料、不如实填报干部人事档案信息；
（三）严禁转递、接收、归档涉嫌造假或者来历不明的干部人事档案材料；
（四）严禁利用职务、工作上的便利，直接实施档案造假，授意、指使、纵容、默许他人档案造假，为档案造假提供方便，或者在知情后不及时向组织报告；
（五）严禁插手、干扰有关部门调查、处理档案造假问题；
（六）严禁擅自抽取、撤换、添加干部人事档案材料；
（七）严禁圈划、损坏、扣留、出卖、交换、转让、赠送干部人事档案；
（八）严禁擅自提供、摘录、复制、拍摄、保存、丢弃、销毁干部人事档案；
（九）严禁违规转递、接收和查（借）阅干部人事档案；
（十）严禁擅自将干部人事档案带出国（境）外；
（十一）严禁泄露或者擅自对外公开干部人事档案内容。
第三十八条 学院党委、组织人事部门对干部人事档案工作和本实施细则实施情况进行监督检查。
学院纪委和纪检监察室，对干部人事档案工作进行监督检查。
第三十九条 学院党委、组织人事部门在干部人事档案工作中，必须严格执行本实施细则，自觉接受组织监督和党员、干部、群众监督。
第四十条 对于违反相关规定和纪律的，依据有关规定予以纠正；根据情节轻重，给予批评教育、组织处理或者党纪政务处分，并视情追究相关人员责任。涉嫌违法犯罪的，按照国家法律法规处理。
第七章 附则
第四十一条 本办法由学院组织部门负责解释。
第四十二条 本办法自公布之日起执行。2017年4月27日学院党委印发的《干部人事档案管理办法（修订）》同时废止。